Slik bruker du grupperom i Microsoft Teams

January 20, 2021

Vitrual Breakout Rooms, eller Grupperom, lar deg splitte opp møtet i mindre grupperom. Mindre grupper er ideelt for diskusjoner, idémyldring og workshops.

Som møtevert har du full kontroll over hvor lenge deltakerne skal være i grupperommene, og du kan når som helst hente deltakerne tilbake til hovedrommet, for å være sammen i plenum igjen. 


Skal du løse et problem, sett teamet ditt ut i grupperom. Der kan de kaste idéer helt til du henter dem tilbake for å enes om de beste.

Innhold:

  1. Sett opp grupperommene og tilordne deltakere et rom
  2. To måter å invitere flere deltakere
  3. Hopp fra rom til rom som møtevert
  4. Send ut kunngjøring til alle grupperommene
  5. Lukk grupperommene og hent deltakerne tilbake til hovedmøtet
  6. Gjenåpne samme rom
  7. Gi nytt navn til eller slette rom
  8. 5 småtips for Teams grupperom

Sett opp grupperommene og tilordne deltakere et rom

For å bruke grupperom, må du først starte en videosamtale. Den enkleste måten å starte en videosamtale i Teams er i en kanal, for eksempel «PR-team». Trykk enkelt Møt øverst i høyre hjørne. Da kan alle medlemmene i denne kanalen bli med i møtet.

Enkelte møter skal være med personer utenfor teamet eller organisasjonen. Da kan du lage en gruppechat, og starte videosamtale derfra. Hvordan du lager en gruppechat, kan du se i Topp 10 tips for Microsoft Teams.

Når du har startet videosamtalen, er alt klar for å åpne grupperom:


Fra hovedmenyen trykker du på Grupperom-ikonet. Du må nå velge:
1. Antall rom: Du kan opprette opptil 50. 

2. Hvordan du vil fordele deltakerne på rom: 

  • Automatisk: Teams ordner alt for deg, og fordeler deltakerne tilfeldig utover grupperommene.
  • Manuelt: Du tilordner deltakerne selv. Praktisk når gruppene definert på forhånd.


Deltakere som blir med i det digitale møtet etter du har startet, vil vises som en oransje sirkel på «deltakere»


Som møtevert må du slippe dem inn i møtet. Først når de er inne kan du tilordne dem et grupperom. 


OBS: Grupperommet er ikke aktivt før det står «Åpne» i grønt. Trykk «Starte rom» for å åpne alle rom, eller hold musepekeren over enkeltrommet du vil åpne. 

Du kan flytte deltakere fra rom til rom. For å gjøre det, må rommet den aktuelle deltakeren er i være stengt. Trykk «Tilordne» og velg rom.

To måter å invitere flere deltakere

Når du har åpnet rommene, har du igjen muligheten til å invitere flere deltakere, både organisasjonsinterne og -eksterne. Du har to måter å sende invitasjon:

  1. Inviter Teams-bruker. Skriv inn et navn, og velg ønsket person fra nedfallsmenyen. 
  1. Inviter med link. Trykk på linksymbolet og send linken til for eksempel med e-post. 


Hopp fra rom til rom som møtevert

Som vert vil du kanskje sjekke temperaturen i de forskjellige grupperommene. Du kan enkelt hoppe fra rom til rom:

Hold musepekeren over ønsket rom → Trykk på de tre prikkene → Trykk «Bli med i rommet».

Tips: Kombiner grupperom med et digitalt tavleverktøy, for eksempel Miro. Alle gruppene kan få hvert sitt avgrensede felt på samme digitale tavle. Da kan du enkelt følge med på gruppenes fremgang.


Send kunngjøring til alle grupperommene 

Når alle deltakerne er trygt ute i sine grupperom og kaster idéer, kommer du kanskje på noe som skulle vært kommunisert til alle. Kunngjøringsfunksjonen gjør det superenkelt å fordele informasjon til alle deltakerne. 

Trykk på de tre prikkene til høyre for «Grupperom» → Trykk «Kom med kunngjøring».
Meldingen blir spredt til alle deltakerne i alle grupperommene. 


Lukk grupperommene og hent deltakerne tilbake til hovedmøtet

Når tiden er ute og fløyten går, henter du deltakerne tilbake i plenum.

Trykk «Lukke rom». Deltakerne får da opp meldingen «Dette rommet vil bli avsluttet om 10 sekunder. Du flyttes automatisk tilbake til hovedmøtet.»


Gjenåpne rom brukt før

Supergreit dersom du vil ha flere gruppesesjoner i løpet av møtet. Deltakerne blir fordelt i samme grupperom.

Trykk på de tre prikkene → Trykk «Opprette rom på nytt»


Gi nytt navn til, eller slett rom

Et møte blir sjelden helt som planlagt - hverken fysisk eller digitalt. For å holde orden i sysakene, kan du både gi grupperommene navn, og slette overflødige rom. 

Begge funksjoner er tilgjengelige i nedfallsmenyen fra de magiske tre prikkene til høyre for det aktuelle grupperommet. Vær oppmerksom på at rommet må være lukket for at det skal kunne slettes.



Lykke til med møtet - og ta gjerne kontakt med team RemoteWork om du lurer på noe!

Les flere nyttige Remotework tips

7 rutiner som gjør deg til en helt på hjemmekontoret
Les bloggpost
5 digitale aktiviteter som skaper god arbeidskultur
Les bloggpost
Slik holder du en digital konferanse som engasjerer
Les bloggpost

Kan vi hjelpe deg?

Fyll ut skjemaet så tar vi kontakt med deg. Lykke til med det digitale arbeidet så lenge!

Bilde av Trond Christoffersen

Trond Christoffersen
‍Tlf: 922 22 401

Takk for innsendingen!
Oops! Something went wrong while submitting the form.