Fjellvettreglene for digitale møter

December 14, 2020

Enten du bare skal på en liten digital trimtur og «Teamse» en kollega om siste jobbnytt, eller du skikkelig spenner Zoom-skiene fast for å presentere årsresultatet, gjør de riktige forberedelsene og still forberedt for å komme deg trygt og godt gjennom.

1. Planlegg møtet og meld fra hvor det er

  • Legg møtet til en plattform som gruppen er kjent med, eventuelt gi opplæring på forhånd. 
  • Husk dato og presist klokkeslett.
  • Som møtevert er du både koordinator og pedagog. Vær klar og tydelig i instruksjoner og det du kommuniserer til deltakerne.
  • Gode og vanlige plattformer for digitale møter er Microsoft Teams og Zoom.

2. Tilpass møtet etter evne og formål

  • Møteleders viktigste oppgave er å eliminere utfordringer, slik at deltakerne kan fokusere på oppgaven.
  • Hold møter i jobbsammenheng profesjonelle.
  • Skal alle deltakerne være aktive, vis respekt for kameraskyhet, men oppfordre til at alle har kamera aktivert.
  • Ha en kultur for å skru av mikrofon når en er ferdig å snakke.

3. Ta hensyn til mulig frafall

  • Sett deg inn i hvordan du kan formidle møtets konklusjoner til dem som ikke var til stede. Det kan være i form av et møtereferat, eller som et opptak av det digitale møtet. Både Teams og Zoom lar deg gjøre opptak av videomøtet.  
  • Bruker dere en plattform uten mulighet for opptak, prøv for eksempel loom, som lar deg gjøre opptak av skjermen samtidig som du kan kommentere til.

4. Vær forberedt på teknisk uvær

  • Bruk helst kablet internett. Husk at wi-fi-været kan skifte raskt.
  • Forbered deg på tekniske hiccups for eksempel ved å ta et testmøte på forhånd. 
  • Om ulykken er ute, spør en kollega om hjelp, eller varsle noen andre på en annen måte. Sjansene er store for at du har en kollega som er Severin suveren på IT. 

5.  Ta med nødvendig utstyr for å kunne hjelpe deg selv og andre

  • Skal du snakke for mange mennesker, invester i en profesjonell mikrofon og en webkamera med HD-oppløsning. 
  • Sett deg gjerne i naturlig lys, men unngå direkte sollys - det blir for skarpt.
  • Hvis du bruker kunstig lys, unngå lys direkte fra lyspære, da det også blir for skarpt. Prøv heller lampe med skjerm, eller rett lyskilden mot en lys vegg som kan reflektere mykere lys på deg. 
  • Mobiltelefon kan være et nyttig hjelpemiddel, og det finnes mobilapper for både Teams og Zoom. Funksjonaliteten er likevel bedre, og mulighetene flere, på datamaskin.

6. Bruk tiden og agendaen. Vit alltid hvor du er.

  • Lag en møteplan og følg med på tiden. Da ser du underveis om møtet blir ferdig til planlagt tid.
  • PowerPoint og andre digitale verktøy er nyttige, med husk at det er du som er presentasjonen, og det andre er hjelpemidler.

7. Vend i tide, det er ingen skam å snu

  • Et møte går ikke i riktig retning av seg selv. Vær åpen for nye muligheter - og obs på begrensninger - som oppstår.
  • Hvis dere ikke når noen resultater, revurder innfallsvinkel eller taktikk. Kanskje kan dere prøve IGP-metoden? (Individ - gruppe - plenum). Den kan du lese mer om under tips 3 i «5 tips for bedre videomøter».
  • Har noen problemer med å gjennomføre? Pass på at alle i møtet er oppdatert på hva som har skjedd så langt, og hva som er målet med møtet.

8. Spar på kreftene og søk ly om nødvendig

  • Avpass møtets varighet til gruppens energi. Husk at det er ingen skam å ta en pause. 
  • Husk å spise og drikke før lange møter. Når du anstrenger deg, trenger kroppen mer væske enn du føler behov for. Vær en god kollega og minn andre på å gjøre det samme.
  • Alle og enhver er selv ansvarlig for å å legge til rette for egen ytelse som deltaker på et digitalt møte.
  • Ha med førstehjelpsutstyr: En kopp med kaffe gir god energi til å holde ut de lengste møtene. Hold snacks og annen nødproviant diskret, så slipper kamerabildet ditt å være forstyrrende når du tar en velfortjent energibit. 

Planlegg godt, ha med riktig utstyr og proviant, vit alltid hvor du er, og at det er helt greit å snu.

God tur!

Erlend Klette

Tlf: 979 69 761

Kan vi hjelpe deg med noe?

Fyll ut skjemaet så tar vi kontakt med deg.
Lykke til med det digitale arbeidet så lenge!

Takk for innsendingen!
Oops! Something went wrong while submitting the form.