Slik holder du en digital konferanse som engasjerer

March 8, 2021

Dagens publikum er krevende og kresent, spesielt på digitale arrangement. Du konkurrerer i sanntid mot mylderet av e-poster, nyheter og varslinger som truer med å stjele oppmerksomheten til publikum.

Heldigvis kan du lage et program fullspekket med video, live chat, Q&A, quizzer, gruppediskusjoner, konkurranser og foredrag som både gjør det gøy og interessant for publikum.

I denne artikkelen lærer du de viktigste grepene for å holde en digital konferanse som fanger oppmerksomheten til publikum. 

Bemann godt i starten

Det er spennende og moro å stelle i stand konferanser, også digitalt, men det er uten tvil mange baller i luften på én gang for teknikerne. Kommuniser godt med dem som skal styre det tekniske for å finne ut hvor mange teknikere dere bør ha på dekk fra start. 

Det er alltid mest å gjøre ved åpning, så to for mange er bedre enn én for få i noen timer. Slik gir du teknikerne nok kapasitet til å ta hånd om uforutsette problemer, men også tid til å få god kontroll. Når de har blitt komfortable, kan heller en nedbemanning vurderes.  

Ha kontroll på tiden med forhåndsinnspilt materiale

Å holde seg til tidsskjema er en kunst med forbehold om nøye forberedelse. Det er nok av tekniske utfordringer ved en digital konferanse foruten gjesteforelese, talere og deltakere som skal kobles til og fra og snakke over tildelt tid. 

Forhåndsinnspilte innslag kan være stor hjelp for å gjennomføre en sømløs digital konferanse: 

  • Taleren kan gjøre opptak helt til innholdet er bra, og det ikke overskrider tildelt tid.
  • Det er lettere for tekniker å holde orden på tiden, med X antall innslag på 5 minutter.
  • Spørsmål og svar kan kjøres live etterpå, og er lettere å stoppe på tiden.

Å spille inn på forhånd krever minimalt med tid og utstyr, men det er en klar fordel å bruke en dedikert mikrofon og et kamera med HD-oppløsning. Det gir konferansen et helhetlig proft uttrykk, og det er dessuten lettere for publikum å følge med innslagene har god lyd- og videokvalitet.

Dersom taleren ikke har fasilitetene til å gjøre opptak, sett ditt kontor eller studio til disposisjon og hjelp dem med innspillingen på forhånd. Det skaper trygghet for taleren, og legger samtidig til rette for at innslaget kan bli så bra som mulig. 

En konferansier gir god flyt

Konferansier gir naturlige overganger mellom blokker på programmet. Det åpner også for muligheten til å stille intervjuer og intervjuobjekt ved siden av hverandre i sanntid, selv om de geografisk sitter to forskjellige steder. 

Kombinert med to kameraer kan du lage tokameraproduksjon. Da kan du blant annet bytte perspektiv, og spille inn live fra to forskjellige rom. I det hele tatt gir det konferansen et profesjonelt uttrykk. Vi har god erfaring med talere fra Talerlisten.no.

Konferansieren er absolutt ikke er et krav, og behovet vurderer du ut i fra ambisjoner for konferansen. 

Hvilke digitale verktøy trenger du?

Den letteste måten å gjennomføre en digital konferanse er å bruke et digitalt studio. Vi i RemoteWork har gode erfaringer med Streamyard. Der har du en totalløsning for produksjon med lyd og video.

På Streamyard strømmer du lyd og direkte til ønsket plattform, for eksempel Facebook, Youtube, eller Vimeo. Du kan hente inn gjesteforelesere, dele skjerm og ta imot kommentarer fra publikum i sanntid.

Streamyard har også et dedikert venterom, hvor du kan hente inn gjesteforelesere og talere før de skal «på scenen». Slik kontrollerer du enkelt at lyd, video og annet teknisk utstyr er funksjonelt.

Du er aldri nok forberedt

En kan nesten garantere at det blir én eller annen form for uforutsett og utfordrende situasjon. Det er ikke mulig å forberede seg på alt, men jo bedre forberedt du er, desto bedre rustet er du for å håndtere situasjonen på en god måte. 

Blir kjent med alle verktøy du skal bruke på konferansen. Eliminer så mange usikkerhetsfaktorer som mulig. For eksempel:

  • Bruk kablet internett. Det er alltid mest stabilt.
  • Kjør gjennom en generalprøve. Eller to. Her sikrer du at alt av forhåndsinnspilt materiale, mikrofoner, kameraer og programvare virker som det skal. Samtidig får du et inntrykk av hvor lang tid ting tar, slik at du har bedre kontroll når den store dagen kommer. 


Lykke til med konferansen!

Vi håper du sitter igjen med noen gode idéer – og hvis du lurer på noe, tar vi i Team RemoteWork gledelig imot din henvendelse.


Erlend Klette

Tlf: 979 69 761

Kan vi hjelpe deg med noe?

Fyll ut skjemaet så tar vi kontakt med deg. Lykke til med det digitale arbeidet så lenge!

Takk for innsendingen!
Oops! Something went wrong while submitting the form.