5 tips for bedre videomøter

September 24, 2020

Møter tar tid. Dyrebar tid som kunne vært brukt på mye annet. De fleste organisasjoner utnytter ikke potensialet som ligger i videomøter, og for mange utgjør møtevirksomhet en stor del av arbeidsuken.

Tydelige, effektive og godt planlagte videomøter hever forståelsen og dermed kvaliteten på arbeidet. I denne artikkelen belyser vi fem av de viktigste tegnene på at videomøtene deres faktisk er effektive. Hvor mange av punktene har dere på plass i din organisasjon?

1. Dere har kultur for å ha kamera påskrudd


I kursene våre har vi lagt merke til at deltakerne ofte blir overrasket over hvor strenge vi er på at alle skal ha kameraene sine påskrudd når vi jobber sammen. Mange organisasjoner har nemlig en kultur for at du ikke trenger å ha videoen på. Dette tror jeg henger igjen fra når MS Teams kun tillot å se fire mennesker samtidig - da var det jo ingen vits i å ha kamera påskrudd uansett?

I videomøter har vi i hovedsak kun to kanaler for å kommunisere med hverandre: lyd og video. Å slå av en av dem fører til at mye av kommunikasjonen forsvinner og blir dårligere. En kultur for å ha kamera påskrudd har flere fordeler:

  • Den som filmes tvinges til å fokusere på møtet
  • Den som snakker får bedre tilbakemelding på det som sies
  • Mer engasjement og bedre kommunikasjonsflyt mellom deltakerne.

2. Dere har valgt en møteleder i forkant av videomøtene

I møter hvor flere samarbeider om å oppnå noe er det alltid møteledelse involvert. Noen ganger er den formell, men i de fleste tilfeller skjer det uformelt. Det er nemlig alltid noen som tar ledelse og som styrer møtet i en retning, enten det er bevisst eller ubevisst.

Å utpeke en møteleder i forkant av møtene har mange fordeler. Blant annet gir det:

  • Mulighet for møteleder å planlegge møtet, i stedet for at alt er improvisasjon
  • Mulighet for møteleder å innhente informasjon om deltakere og ønsker på forhånd for å tilrettelegge møtet bedre
  • Mulighet for møtelederen å kontinuerlig forbedre sin egen evne til å være møteleder, samt prosessene teamet bruker.

Det er evnen til å planlegge og gjennomføre gode digitale arbeidsprosesser vi lærer bort i kurset vårt.

3. Dere arbeider i mindre grupper og får fram alle stemmene

Når et team jobber sammen for å løse kompliserte utfordringer er det ineffektivt at kun en person får snakke om gangen. På nett finnes det fantastiske verktøy for å dele videomøtene inn i mindre grupper for å utnytte tiden bedre. På denne måten kan flere personer involveres og gi sine innspill til utfordringen. En av metodene vi lærer bort kalles IGP og står for individ, gruppe og plenum.

La meg forklare hvordan IGP-metoden kan brukes: Si at det er satt av en halvtime til å utforske en utfordring som skal løses. Da kan dere for eksempel gi hver av deltakerne fem minutter til å tenke over utfordringen individuelt. Deretter gi dem fem minutter i grupper på tre til å dele hva de har tenkt på, før alle deltakerne møtes igjen i plenum for å dele sine innspill og trekke konklusjoner.

Å gi deltakerne rom til å tenke i stillhet og i mindre grupper er essensielt for å få fram flest mulig perspektiver på hvordan en utfordring kan løses. Alle er ikke like flinke til å ta ordet selv, og da må det gis rom slik at hver deltaker kan bidra på videomøte. Heldigvis finnes det brukervennlige verktøy for dette på nett slik at vi enkelt kan ta bedre avgjørelser sammen.

4. Dere har en felles digital arbeidsflate som alle kan se

Vi mennesker har en tendens til å anta at vi snakker om det samme. Hvis jeg for eksempel hadde sagt "det sosiale mediet med blå logo hvor folk snakker med hverandre", så tenker du kanskje på Twitter, mens jeg tenker på Facebook. Å anta at vi forstår hva den andre mener er oppskriften på dårlig kommunikasjon. Også på jobb.

Tidligere skrev jeg om hvordan det i videomøter hovedsakelig kun kommuniseres gjennom lyd og video. Nå skal vi legge til en tredje kanal for kommunikasjon: En felles digital arbeidsflate.

"Kan du tegne det for meg?", er en av de mest undervurderte spørsmålene som blir stilt i et møte. I videomøter er det utrolig lett å tegne og forklare ting til hverandre visuelt. Du trenger nemlig ikke å være god på å tegne lenger, det tar datamaskinen seg av. Å dele en skjerm som filmer bruken av et verktøy der deltakerne kan gjøre tankene sine visuelle for hverandre er en effektiv måte å jobbe sammen på. Det aller beste er hvis hele teamet er logget inn på et slikt verktøy samtidig. Konseptene som forklares blir tydeligere, deltakerne mer engasjert og kommunikasjonen flyter bedre. Både Miro.com og Mural.co er eksempler på felles digitale arbeidsflater som lar alle deltakerne jobbe sammen visuelt samtidig.

5. Dere gir alle like forutsetninger for å delta i møtet

Det er veldig vanskelig å få til et godt møte hvor noen sitter på videomøte, mens andre sitter sammen fysisk. Grunnen til dette er fordi det er vanskelig for de som sitter på video å kaste seg inn i samtalene som skjer i rommet. De som sitter fysisk vil alltid ha noen sekunders forsprang på å snakke, og det ender ofte opp med at de som sitter sammen fysisk glemmer de som sitter på video.

Løsningen på dette er at alle deltakerne har samme forutsetning for å delta i møtet, som i denne konteksten betyr at alle sitter foran hver sin skjerm. Dette gjelder selv om dere i utgangspunktet deler kontor. Da har alle en lik mulighet til å kunne bidra til møtet, noe som skaper bedre flyt.

Vær forberedt, men husk at det er ingen skam å snu.

Sist, og kanskje viktigst: Effektive videomøter krever mye forberedelse fra møteleder. God forberedelse gjør at dere fort kan snu dere rundt og bruke tid på det som viser seg å være viktig for dere. Et godt videomøte kan snu vinden i hele organisasjonen og skape viktige ringvirkninger.

Kontakt oss
Ønsker du å komme i kontakt med oss direkte?
Ring Andreas på telefon 940 93 867, eller send en epost til post@remotework.no
kontakt oss