Topp 10 tips for Microsoft Teams

December 1, 2020

I Microsoft Teams kan du samle det meste av ting du trenger i løpet av den digitale arbeidsdagen. Start en chat, del et dokument og jobb på den sammen, hold et videomøte, send en e-post eller planlegg et møte eller gjøremål frem i tid.

1. Teams-app på nettbrett og mobil

Verden er like stor som en datamaskin. Noen har kolleger i andre deler av verden, mange har fleksibel arbeidstid og for de fleste er det nyttig å kunne være tilgjengelig på farten. Teams tilrettelegger for nettopp det, gjennom appen. Den er tilgjengelig på nettbrett og mobil, for både iOS og Android. 

2. Tilordne folk tags og kommuniser smart med @mentions

Tags og mentions er en av Teams’ lure snarveier. Du kan tilordne personer i teamet ditt tags. Jobbtitler, prosjektnavn eller arbeidsområde, som for eksempel «manager», «VR-pilotprosjekt» eller «IT» er eksempler på tags. 

Med tags kan du sende varslinger til folk på tvers av teams og kanaler, om noe du vil ha deres oppmerksomhet på. 

Start for eksempel en chat med en tag: Gå til chat og skriv inn navnet på en tag. Trykk på taggen du vil kommunisere med, skriv inn meldingen og klikk send. Har du problemer med printeren, kan du enkelt si i fra til alle på IT-avdelingen ved å bruke taggen IT, gitt at den er tilordnet disse kollegene dine. 

3. Samarbeid på filer 

I Teams slipper dere å sende dokumentet frem og tilbake for å gjøre endringer. To, fem og ti hoder fungerer bedre enn ett, så her er det bare til å sette i gang med å spare tid og energi. 

  • Last opp et dokument i Teams



  • Gjør dokumentet tilgjengelig for samarbeid

 

Klikk for de tre prikkene for flere valg. Trykk Rediger i Teams. Nå kan alle i kanalen eller teamet jobbe med filen samtidig. 

For å hente inn hjelp eller synspunkter fra en kollega, kan du nå bruke tags og @mentions slik beskrevet over. Skriv en tag eller @mention i samtalefeltet under filen, og send av gårde. 

4. Legg til favorittapper

Apper gir deg en mengde muligheter i Teams. Du kan integrere alt fra værapper og skriveprogrammer, til Giphy og aksjeoversikter. Appene kan du bruke individuelt utenfor Teams, og sammen med andre, i Teams og kanaler. Vi ser på begge mulighetene.

Legge til apper i Teams/ kanaler:

  • Trykk på plusstegnet ved siden av fanene inne i en kanal. 
  • Velg appen du vil.


5. Kanaler gir orden og effektivitet

I teams finner du kanaler. De er som underkategorier, for å holde kommunikasjonen relevant og effektiv. Hvert team har en «Generelt»-kanal som standard, men det gir god orden å opprette flere. For eksempel vil dere gjerne holde økonomisnakk for seg, og HR for seg.

Kanaler kan være et litt knotete konsept å skjønne seg på. Se på et team som en mappe, og kanalene som filer. Det er altså i kanalene ting skjer. Det kan du bruke som et utgangspunkt for å effektivisere og strukturere teamet ditt, slik at informasjonen du trenger er lett å finne. 

Tips: Legg det ukentlige møtet i relevant kanal. Da har alle full oversikt over delte dokumenter og tidligere samtaler og møter. 

6. Smart e-postintegrering

Teams har to smarte e-postintegreringer:

  • Del samtale til Outlook (hvilken som helst e-post)
  • Send en e-post direkte til en kanal i Teams

«Del til Outlook»-funksjonen lar deg sende en kopi av en Teams-samtale til en valgfri e-post. Denne muligheten gjør det for eksempel enkelt å dele samtaler med folk utenfor teamet, eller utenfor bedriften. Det er også en måte du kan hente ut det viktigste av en samtale, og ha det tilgjengelig på e-posten din ved å sende det til deg selv. 


Trykk på de tre prikkene til høyre for en samtale. Trykk Del til Outlook og legg inn e-posten du vil sende til. 

For å sende en e-post direkte til en kanal i Teams, trykker du på de tre prikkene øverst i Teams-vinduet i den kanalen du vil sende til. Trykk så Få e-postadresse. Kopier denne e-postadressen og lim inn i mottakerfeltet i e-posten du vil sende. Vær oppmerksom på at kanaladministratoren må ha gitt tillatelse til å motta e-post på denne måten. 

 

7. Hold styr på gjøremål i Planner

Planner er et genialt verktøy for å holde styr på egne og andres gjøremål. Du kan se hvilke gjøremål som er påbegynt og fullført, og du kan prioritere dem. 

I din egen Planner kan du strukturere din egen arbeidsdag og være oppdatert på gjøremålene dine, uansett hvor du logger på Teams fra. 

Bruk Planner i teamene dine. Velg en kanal du vil bruke Planner i, for eksempel «Ansettelser». Du kan nå enkelt legge inn oppgavetittel, tilordne den en person i teamet ditt, velge prioritet og forfallsdato.

Under «Tilordnet til meg» ser du hvilke gjøremål du må feie gjøre unna før du tar indianerhopp inn i helgen.



8. Snarveier på tastaturet

Her bruker vi PC som standard. For Mac bytter du bare ut CTRL med CMD-tasten i alle snarveiene. 

Obs! Tastaturoppsett kan være forskjellig. Det er ikke sikkert at disse kontrollene stemmer med ditt tastatur. Dersom hurtigtastene ikke virker, forsøk en omstart av Teams.

Du kan enkelt vise alle snarveiene i Teams ved å trykke CTRL + PUNKTUM (.) eller ved å skrive /taster i søkefeltet i Teams. Derfor tar vi bare et par nyttige her:


Handling +Hurtigtaster:

  • Start ny chat:      CTRL + N
  • Legg ved en fil:   CTRL + O
  • Lyd av/ på:           CTRL + SHIFT + M
  • Video av/ på:       CTRL + SHIFT + O
  • Åpne instillinger: CTRL + KOMMA (,)
  • Lukk:                    Esc
  • Åpne kalender:    CTRL + 5
  • Åpne Planner:       CTRL + 9
  • Nullstill zoom:      CTRL + LIKHETSTEGN (=)

9. Dele skjerm og opptak av Teams-møtet

Skjermdeling er supert når du trenger å formidle noe fra din egen skjerm til resten av videomøtet - måtte det være en presentasjon eller til opplæring. Det samme gjelder for opptak av Teams-møtet. Heldigvis er begge to raske og enkle å sette i gang:


Opptak av videomøtet: Når du har startet eller blitt med i et møte, trykk på de tre prikkene. I menyen som kommer opp, trykk Start innspilling. Opptaket stopper når du trykker Stopp innspilling, eller automatisk når du avslutter møtet. 

Når opptaksvideoen er ferdig behandlet, blir den synlig i samtalefeltet i den kanalen møtet ble holdt. Dersom du vil laste ned eller dele videre, trykker du på videoen. Filen blir da åpnet i et nytt vindu, og du vil blant annet kunne lagre og videresende fra verktøylinjen øverst i vinduet.  

Vær oppmerksom på at kun én møtedeltaker kan ta opptak av møtet, og du kan ikke ta opptak dersom du er gjestedeltaker eller anonym deltaker. 

Bonus: I menyen du får opp fra de tre prikkene kan du også «rekke opp hånden», bruke bakgrunnseffekter eller gå til fullskjermmodus. 

10. Gruppechat

Bruk gruppechat når du vil snakke med flere samtidig. Trykk hurtigtast CTRL + N for å åpne ny chat. 





Du får opp dette feltet. Trykk på ned-pilen helt til høyre i søkefeltet. Skriv inn et gruppenavn, og legg til alle du vil ha med i gruppechatten. 


Småtips

  • Chat underveis i møtet: Trykk må meldingsikonet for å få opp møtechat.
  • Trykk Space for å mute/ unmute mikrofonen din.“Push to talk” (mute som standard, men hold inne space knappen for å snakke) 
  • Velg riktig lydkilde og kamerakilde: Trykk på de tre prikkene i møtemenyen vist under punkt 9. Trykk Vis enhetsinnstillinger. Her velger du lett mellom tilgjengelige mikrofoner og kameraer. Skal du bruke Teams mye eller profesjonell, invester gjerne i en profesjonell mikrofon og et godt kamera. Det trenger ikke koste skjorta, men det gjør en enorm forskjell. Vi kan anbefale mikrofonen Blue Yeti Pro og kameraet Logitech C925E.



Lykke til med Teams-møtet!


Erlend Klette

Tlf: 979 69 761

Kan vi hjelpe deg med noe?

Fyll ut skjemaet så tar vi kontakt med deg.
Lykke til med det digitale arbeidet så lenge!

Takk for innsendingen!
Oops! Something went wrong while submitting the form.